Rapport – Het essentiële ingrediënt voor geslaagde communicatie
Hoe komt het, dat sommige mensen met heel uiteenlopende mensen een ‘klik’ hebben? Hoe lukt het mensen om gedoe en weerstand te overwinnen en dit om te buigen naar iets productiefs of plezierigs? En weet jij wanneer het jou lukt om veel impact te hebben bij anderen mensen? Het antwoord ligt in het maken van ‘rapport’ (spreek uit: ‘rappoor’). In dit artikel leggen we uit wat rapport maken is en geven we 8 tips hoe je dat rapport maakt.
Wat is rapport maken?
Rapport zou je kunnen omschrijven als “een invoelende relatie of begrip”. Het gaat om tweerichtingsverkeer. Als je een oprecht gevoel van vertrouwen en respect voor de ander ervaart, als je het gevoel hebt dat er echt naar je geluisterd wordt en wanneer je gemakkelijk met de ander kan spreken, dan weet je dat er sprake is van rapport.
Rapport is in feite de basis, het hart, van alle communicatie. Het gaat over een vorm van verbinding waardoor de communicatie gaat stromen. Het is een staat van wederzijdse aandacht, respect en afstemming. Als jij rapport kan maken, is het mogelijk om al je doelen en uitkomsten in de communicatie en samenwerking te bereiken. Rapport is de sleutel tot succes en (positieve) beïnvloeding en zorgt ervoor dat communicatie veel makkelijker gaat.
Met rapport kan alles
Rapport is meer dan een techniek: het is een constante stroom tussen mensen in de communicatie en gebaseerd op een gevoel van vertrouwen en oprechtheid. En rapport kun je met iedereen opbouwen. Je hoeft mensen hiervoor niet aardig te vinden of hetzelfde over zaken te denken.
Communicatie is afhankelijk van drie factoren: hoe je eruitziet, hoe je klinkt en wat je zegt. Uit een klassiek onderzoek van professor Mehrabian bleek dat de impact van je communicatie te verdelen is in percentages: 55% lichaamstaal, 38% tonaliteit en 7% woorden. De invloed van wat je van de ander ziet en hoort heeft dus meer invloed dan de woorden die tegen je worden gezegd. Wanneer alle onderdelen van jouw communicatie met elkaar kloppen, dan kom je geloofwaardig over. En dan maak je rapport. Want als dat wat je zegt niet overeenkomt met wat je uitstraalt dan zullen anderen niet naar je luisteren.
Rapport kun je eigenlijk een beetje vergelijken met geld. Je beseft pas dat je het mist als je bijna zonder zit. De basisregel in communicatie is daarom: met rapport kan alles, zonder rapport kan niks!
8 tips om rapport te maken
Maar hoe doe je dat, rapport maken? Hieronder vind je 8 tips om rapport te bouwen:
1. Probeer oprecht te weten te komen wat voor de ander belangrijk is. Begin met de ander te begrijpen in plaats van te verwachten dat de ander eerst jou begrijpt.
2. Luister naar steekwoorden, sleutelwoorden, uitdrukkingen en de manier van spreken die de ander hanteert en gebruik deze, subtiel, in jouw eigen communicatie.
3. Stem af op hoe iemand met informatie omgaat. Wil iemand veel details of liever alleen de grote lijnen. Pas bij het spreken de hoeveelheid informatie en details aan op de voorkeur van de ander.
4. Hou in je communicatie rekening met de voorkeursstijl van de ander. Is de ander ‘visueel ingesteld’, of meer op het ‘horen’ gericht of meer bezig met ‘het voelen en het ervaren’? Gebruik, afhankelijk van de ander woorden die meer op zien, horen of voelen zijn gericht.
5. Neem het ademhalingstempo van je gesprekspartner over. Je kunt dit doen door naar de hals en de borst te kijken om te zien wanneer de ander in- en uitademt. Daar kan je dan je ademhaling aan aanpassen.
6. Richt je op de achterliggende bedoeling van iemands communicatie en niet zozeer op wat de persoon zegt of doet. Mensen hebben hun hart over het algemeen op de juiste plek, ook al gedragen ze zich soms heel anders dan jij.
7. Pas je lichaamstaal, je gebaren, de klank van je stem en je spreeksnelheid aan, afgestemd op die van de ander.
8. Respecteer de tijd, de aandacht en de energie van de ander. Dit zijn hulpbronnen waar jij veel aan kan hebben.
Conclusie: Als jij met iedereen waarmee je dat de moeite waard vindt rapport kan opbouwen, leidt dit tot een makkelijker en stressvrij leven.
Zou jij nog bekwamer willen worden in het bouwen van rapport? Zodat jij nog meer mensen (positief) kan beïnvloeden? Of minder weerstand ervaart in je communicatie of in je relatie tot anderen? Dan zijn de persoonlijk leiderschapstrainingen van JBBX precies iets voor jou. Kijk hier voor de driedaagse training Leiderschap, Visie en Communicatie.Een snelle en praktische training waarin je de basis van de NLP methodiek onder de knie krijgt en leert wat je concreet aan jouw recept voor succes kunt toevoegen.
